13. Más: la empresa, los usuarios, las copias y las calculadoras

1Abre la ficha pinchando el nombre de la empresa. En «General»: NIF, tipo (autónomo, SL…), nombre o razón social, domicilio y contacto. De aquí sale la cabecera de todos los modelos, así que tenla completa.

2Más abajo, la configuración contable: dígitos del plan (8 es lo normal) y ejercicio actual. Los dígitos se fijan al empezar; cambiarlos después pasa por «Normalizar dígitos».

3En «Actividad», elige el perfil fiscal (general, arrendamiento, exenta de IVA, recargo…) y pulsa «Aplicar perfil a los modelos»: marca los que te tocan. También el tipo de ingreso habitual, si prefieres teclear el total con IVA, el epígrafe IAE (va al 390), el CNAE (va al 202 y al depósito), la fecha de alta censal (sin ella el panel avisa de trimestres anteriores) y el cese.

4Con «Añadir actividad» llevas varias actividades separadas: el libro de IRPF y el 130 las distinguen, y una puede ser exenta de IVA (los gastos comunes se prorratean).

5En «Modelos» marcas qué obligaciones tienes (303, 390, 130, 111, 115, 347…). Eso decide el calendario, el semáforo del panel y el chequeo: lo que no marques no se te reclama.

6En «IVA»: régimen (general, recargo de equivalencia, exento), prorrata (ninguna, general o especial: cuánto IVA puedes deducir si tienes actividad exenta), periodicidad del 303 y de las retenciones (trimestral o mensual), territorio foral y REDEME (devolución mensual). El IBAN y la forma de pago para domiciliar los modelos están en «General», en «Domiciliación bancaria».

7«Sociedades» solo aparece en una SL o SA: tipo de gravamen, si es de nueva creación o patrimonial, los datos del último ejercicio cerrado (para el 202) y lo del depósito de cuentas (registro mercantil, grupo, presentante). Pulsa «Guardar datos de la empresa»: guarda lo cambiado en cualquier pestaña.

8Para otra empresa: NIF, tipo de persona y nombre, y «Crear empresa». El plan contable se carga solo. Cada empresa lleva su contabilidad separada; un usuario contable solo ve las que le asignes.

1Usuarios, copias y móvil están en «Más».

2Hay dos roles. El administrador lleva usuarios, copias, licencia y empresas; el contable trabaja con la contabilidad y los modelos de las empresas que le asignes. Por fila: cambiar el rol, poner una contraseña nueva, elegir sus empresas y eliminar. Abajo creas uno (al menos 8 caracteres, con letra y número).

3Para cambiar tu contraseña (entrada «Contraseña» del menú del usuario): la actual y la nueva dos veces.

1ApunteX hace una copia solo al arrancar, como mucho una al día («Desactivar» lo quita). Elige la carpeta en «Carpeta de las copias»: una carpeta sincronizada con la nube es buena idea.

2«Crear copia de esta empresa» genera un .pce con solo la empresa activa: sirve para llevarla a otro equipo o al asesor, y para restaurarla reemplazando esa empresa sin tocar el resto. «Restaurar empresa desde archivo» hace el camino inverso.

3«Copia completa» es toda la base (todas las empresas y usuarios); «con documentos» incluye además las facturas adjuntas a los asientos. En la lista de abajo, cada copia tiene «Descargar», «Restaurar» y «Eliminar» (también en bloque). «Restaurar backup externo» sube una copia .db o .zip de otra instalación.

1La app móvil consulta una copia cifrada del ejercicio subida a tu Google Drive; solo lectura, la contabilidad se queda en tu ordenador. Tres pasos: pon la contraseña de cifrado (la teclearás una vez en el móvil), conecta con Google Drive y sube la copia. Puedes marcar que se suba sola al cerrar ApunteX y meter dentro los libros oficiales.

2Aquí se explica cómo abrir ApunteX desde otro ordenador de la oficina (un equipo lo ejecuta, los demás entran por el navegador) y qué no hacer nunca: dos copias del programa sobre la misma base de datos.

1Viene rellena con tu rendimiento neto mensual real (ingresos menos gastos entre los meses que llevas). Cámbialo si quieres, pon la cuota que pagas ahora y pulsa «Calcular»: aplica la tabla de tramos del año.

2El resultado: el tramo que te corresponde, la base mínima y máxima de ese tramo, la cuota que sale y cuánto pagas de más o de menos respecto a la actual. Debajo, la tabla completa de tramos del ejercicio.

1Pon tus cifras: beneficio bruto del ejercicio (viene puesto), comunidad autónoma (cambia la escala del IRPF), sueldo del administrador si fuera SL, costes fijos anuales de la sociedad y si sería de nueva creación (IS al 15 %). Pulsa «Recalcular».

2Compara los cuatro escenarios: autónomo, SL sin sueldo (todo dividendo), SL con sueldo y SL con sueldo más dividendo. Para cada uno, lo que pagas de IRPF, RETA, IS y en total, y lo que te queda neto. «Cómo se calcula y qué no entra» explica las simplificaciones.