2. Nuevo ingreso/gasto: anotar una factura sin saber contabilidad

1«Nuevo ingreso/gasto» abre el modo autónomo: lo que necesitas a diario, en un sitio. Arriba, mecanizar (ingreso, gasto, nómina, bien de inversión); abajo, los listados que te piden (libros de IVA, ingresos y gastos para la renta, diario) y la cuota por tramos.

1Escribe el número de factura, el cliente y su NIF. La fecha contable viene puesta (hoy); la fecha de la factura solo si es otra (una factura de junio que anotas en julio: la contable es la que manda para el IVA).

Si el cliente es nuevo, su ficha se crea sola con estos datos. Si ya existe, se rellena en cuanto escribes el nombre.

2Elige el tipo de operación. «Con IVA» es lo normal; exenta, intracomunitaria (cliente de otro país de la UE), exportación o inversión del sujeto pasivo (el IVA lo declara el cliente) cambian en qué casillas del 303 acaba. Si el cliente te practica retención, pon el porcentaje.

3Marca «Venta de inmovilizado» solo si vendes un bien de inversión (el coche, un equipo). Eliges el bien, se da de baja y el beneficio o la pérdida va a la cuenta 772/672, de donde lo recoge la renta.

4Rellena la línea: qué tipo de ingreso es (eso elige la cuenta 7xx), la base y el tipo de IVA. La cuota y el total salen solos.

¿La factura tiene dos tipos de IVA? «Añadir otra línea». ¿Solo sabes el total con IVA? Marca «Introducir por el total» y ApunteX saca la base.

5Revisa el resumen (base, IVA, retención y lo que cobrarás) y escribe el concepto: es el texto con el que encontrarás el asiento en el diario; no sale en ningún modelo. Pulsa «Registrar ingreso». El formulario queda listo para la siguiente factura.

6Compruébalo en el diario buscando por el concepto: cliente (430) contra ventas (705) e IVA repercutido (477), cuadrado. No has tocado ninguna cuenta.

1«Nuevo gasto» es el mismo formulario con proveedor. Si la factura lleva retención de IRPF (un profesional, el alquiler del local), pon el porcentaje: ApunteX deduce el modelo por la cuenta (111 para profesionales, 115 para alquileres) y puedes cambiarlo. La clave solo importa en el 123 (capital mobiliario).

2Marca «Es bien de inversión» si compras algo que dura años (un ordenador, un vehículo, maquinaria). La base va a inmovilizado (cuenta 21x), el IVA a las casillas de bienes de inversión del 303 y el bien queda dado de alta para amortizarlo.

3Rellena la línea (tipo de gasto, que elige la cuenta 6xx; base; tipo de IVA). En el resumen verás la retención ya restada en «A pagar». Pulsa «Registrar gasto».

1Para lo que no es una factura (un traspaso, una regularización) usa el asiento manual. Pon la fecha, la fecha de factura si la hay y el número de documento, que será el concepto.

2Escribe la cuenta (código o parte del nombre) y elígela de la lista; no hace falta saberse el plan. Pon el importe al debe o al haber.

«+ Cliente/Proveedor» crea una ficha nueva sin salir del asiento. «Guardar cuenta como predeterminada» recuerda la contrapartida para la próxima vez.

3Al poner un importe en una cuenta de gasto o ingreso, ApunteX te pregunta qué clase de operación es: nacional, ISP (inversión del sujeto pasivo), intracomunitaria, importación, con retención… Según lo que elijas, pide lo suyo: país, % de retención, tipo de rendimiento, bien de inversión.

4Pulsa «Insertar líneas» y se añaden solas las del IVA (472/477) y la retención (4751), cada una con su base y cuota guardadas. Eso es lo que después alimenta los libros y el 303.

5Añade la contrapartida (el banco, la caja, el proveedor) y, cuando debe y haber cuadren, pulsa «Guardar asiento». Si no cuadra, ApunteX avisa y no lo guarda. «Añadir tramo» divide una línea en varias (dos tipos de IVA, por ejemplo).

1Si emites las facturas desde el módulo de facturación, no las tecleas: elige el ejercicio y aquí se contabilizan de golpe las que falten. Cada factura genera un asiento y solo uno; si vuelves a pulsar, no se duplica nada.