Programa de contabilidad gratis: qué puedes esperar y cuándo compensa pagar

Actualizado el 28 de octubre de 2026

Buscar «programa de contabilidad gratis» es razonable: empezar cuesta dinero y el software parece el gasto más fácil de recortar. Esta página cuenta qué se puede hacer gratis de verdad, dónde deja de funcionar y cuánto cuesta el escalón siguiente.

En resumen

Contabilidad completa de una empresa gratis, sin plazo: asientos, importación, conciliación, inmovilizado, libros y listados en PDF y copias de seguridad. Los planes de pago añaden Excel/CSV y otros formatos de datos, modelos AEAT con fichero listo para la Sede y depósito de cuentas/modelo 200. VERI*FACTU se contrata aparte.

Pantalla de modelos de la AEAT en ApunteX con el 303, 130, 111, 349, 390 y 200 — Los modelos de la AEAT calculados desde la contabilidad, no rellenados a mano.

Qué es gratis de verdad

Conviene separar lo que existe y funciona de lo que se anuncia como gratuito y no lo es:

Una hoja de cálculo. Gratis y perfectamente válida para llevar el registro de ingresos y gastos de una actividad pequeña. Es lo que usa mucha gente el primer año.
Los formularios de la Sede Electrónica de la AEAT. Rellenar el 303 o el 130 a mano en el portal no cuesta nada. La Agencia no te cobra por presentar.
Los libros registro en formato AEAT. Las plantillas de libros de ingresos y gastos son públicas y puedes mantenerlas tú.
Programas de contabilidad libres. Existen y son gratuitos, pero casi ninguno está hecho para la fiscalidad española: llevan la contabilidad, no generan los ficheros de la AEAT.

Cuidado con el «gratis» de las suites en la nube. Suele ser una versión limitada por número de facturas, de clientes o de meses, y la parte fiscal —justo la que te interesa— queda en el plan de pago. No es gratis: es una prueba con otro nombre.

Dónde deja de compensar

Mientras emitas unas pocas facturas al mes, todas al 21 %, a clientes españoles y sin empleados, una hoja de cálculo te vale y no necesitas nada más. El problema llega con lo que no cabe en una columna:

Bienes de inversión. No van con los gastos corrientes: tienen casillas propias en el 303 y obligan a regularizar durante cinco años, diez si es un inmueble. Llevar eso a mano en una hoja es donde empiezan los errores caros.
Operaciones intracomunitarias. Una compra a un proveedor de otro país de la UE se autorrepercute, y no es lo mismo un bien que un servicio: van a bloques distintos del 303, del 390 y del 349, y los tres tienen que contar lo mismo.
Trabajadores o facturas de profesionales. Aparecen el 111 y el 190, que deben cuadrar entre sí perceptor a perceptor y con su NIF.
El resumen anual. La suma de los cuatro 303 tiene que cuadrar con el 390. Es el primer cruce automático que hace la Agencia Tributaria, y a mano se descuadra solo.
Ser sociedad. Entonces hay Impuesto sobre Sociedades y depósito de cuentas en el Registro Mercantil, que salen del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.

El coste de lo gratuito no es cero: es tu tiempo cada trimestre, y el riesgo de una comprobación. Una paralela por un 390 que no cuadra cuesta bastante más que un año de cualquier programa.

Qué es gratis en ApunteX

La prueba de 15 días abre todas las funciones. Después continúas en Gratis. Los planes de pago empiezan desde 129 € al año más IVA. Comparar planes.

Cuándo merece la pena pagar

Una regla práctica, sin vender nada: si respondes que sí a alguna de estas, lo gratuito te va a salir caro en tiempo o en sustos.

Presentas el 303 cada trimestre y alguna vez has dudado de en qué casilla va algo.
Has comprado algo que dura años: un ordenador, una furgoneta, un local.
Compras o vendes a empresas de otros países de la UE.
Tienes trabajadores, o pagas facturas de profesionales con retención.
Eres sociedad, y por tanto tienes Impuesto sobre Sociedades y depósito de cuentas.
Llevas varias empresas o eres asesoría.

Y al revés, con la misma honestidad: si eres autónomo con cuatro facturas al año, sin IVA y sin empleados, no necesitas un programa de contabilidad. Necesitas una hoja de cálculo ordenada y veinte minutos cada tres meses.

Preguntas frecuentes

¿ApunteX es gratis?

¿Puedo llevar mi contabilidad gratis?

Sí, si tu actividad es sencilla: una hoja de cálculo para los libros de ingresos y gastos, y los formularios de la Sede Electrónica de la AEAT para presentar, que no cobran nada. Deja de compensar cuando aparecen bienes de inversión, operaciones intracomunitarias, trabajadores o el cuadre del 303 con el 390.

¿Qué pasa con mis datos si dejo de pagar?

Se quedan en tu ordenador, porque la contabilidad no vive en un servidor nuestro. Sigues con la contabilidad gratis de una empresa, PDF y copias de seguridad. Los formatos de datos reutilizables requieren un plan de pago.

¿Hay programas de contabilidad libres para España?

Hay programas de contabilidad libres y gratuitos, pero la mayoría no están hechos para la fiscalidad española: llevan la contabilidad pero no generan los ficheros que la AEAT espera para cada modelo, que es justo el trabajo que quieres ahorrarte.

Cómo se hace en ApunteX

Los capítulos del manual de uso que lo enseñan paso a paso, con capturas:

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Elige según tu actividad o tu programa de origen

Esta guía tiene finalidad divulgativa y refleja la normativa vigente en la fecha de actualización indicada. No constituye asesoramiento fiscal: para tu caso concreto, consulta con un asesor o con la propia Agencia Tributaria.