Cómo hacer una factura siendo autónomo: requisitos y ejemplo

Actualizado el 23 de septiembre de 2026

Una factura no es un recibo con tu logo: el Reglamento de facturación dice exactamente qué datos tiene que llevar, y si falta alguno tu cliente puede perder el derecho a deducirse el IVA. Esta es la lista completa, con lo que cambia si eres profesional con retención.

En resumen

Lleva número y serie, fecha, nombre, NIF y domicilio de las dos partes, la descripción, la base, el tipo y la cuota de IVA y el total. El profesional que factura a empresas resta la retención (15 %, o 7 % al empezar). Hasta 400 € vale la simplificada. Se guarda cuatro años.

Los datos obligatorios

El artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) enumera lo que tiene que aparecer en una factura completa:

Número y, en su caso, serie. La numeración es correlativa dentro de cada serie: no puede haber saltos ni números repetidos. Las series sirven para separar, por ejemplo, las facturas rectificativas o las de cada establecimiento.
Fecha de expedición. Y, si es distinta, la fecha de la operación (cuando se prestó el servicio o se entregó el bien).
Nombre y apellidos o razón social de quien emite y de quien recibe la factura.
NIF de quien emite y, en general, también del destinatario.
Domicilio de ambos.
Descripción de las operaciones: qué vendes o qué servicio prestas, con precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté incluido.
Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota, desglosados si hay varios tipos en la misma factura.
El total de la factura.

Las menciones especiales

Cuando la factura no lleva IVA, o lo lleva de forma especial, hay que decir por qué:

Operación exenta: el artículo de la Ley del IVA que la exime (por ejemplo, «Exenta de IVA, art. 20.Uno.9.º LIVA» en la enseñanza).
Inversión del sujeto pasivo: la mención «Inversión del sujeto pasivo», típica en obras y en servicios a empresas de otros países.
Entrega intracomunitaria exenta, con el NIF-IVA del cliente europeo.
Régimen especial del criterio de caja, si estás acogido.

La retención de IRPF: solo para profesionales

Si ejerces una actividad profesional (las del IAE de la sección segunda: abogados, diseñadores, consultores, arquitectos…) y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu cliente te retiene una parte y la ingresa él en Hacienda. En la factura aparece restando del total:

15 % con carácter general.
7 % el año en que empiezas y los dos siguientes, si no has ejercido la actividad en el año anterior. Tienes que comunicárselo al cliente.

A los particulares no se les aplica retención, y las actividades empresariales (comercio, hostelería, un taller) tampoco la llevan, con algunas excepciones como las de módulos.

La retención se calcula sobre la base, no sobre el total con IVA. En una factura de 1.000 € de base con 21 % de IVA y 15 % de retención: 1.000 + 210 − 150 = 1.060 € a cobrar.

¿Factura completa o simplificada?

La factura simplificada (el antiguo ticket) se puede emitir cuando el importe no pasa de 400 € IVA incluido, o de 3.000 € en ventas al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquería y otros sectores de la lista del artículo 4. No necesita los datos del cliente.

Pero si el cliente es una empresa o un autónomo y quiere deducirse el IVA, puede pedir que consten su NIF y domicilio, y entonces la simplificada le sirve. Y nunca se puede hacer simplificada en una entrega intracomunitaria.

Plazos: cuándo hay que emitirla

En general, en el momento de hacer la operación.
Si el cliente es empresario o profesional, puedes emitirla hasta el día 16 del mes siguiente a la operación. Por eso se pueden agrupar en una factura mensual todos los servicios del mes a un mismo cliente.

Cuánto tiempo hay que guardarla

Las facturas emitidas y recibidas se conservan como mínimo cuatro años, el plazo en que Hacienda puede revisarlas. A efectos mercantiles, el Código de Comercio pide seis. Se pueden guardar en formato electrónico, siempre que se asegure que no se alteran y que son legibles.

Con VERI*FACTU: el programa también cuenta

Si haces tus facturas con un programa, a partir de 2027 (Hacienda ha anunciado que lo aplazará a octubre de 2028, pendiente de aprobarse) ese programa tiene que cumplir el reglamento de VERI*FACTU: encadenar cada factura, imprimir un código QR y, en la modalidad VERI*FACTU, remitirla a la AEAT. Un Word o una hoja de cálculo dejan de servir.

Errores frecuentes

Saltarse números o reutilizar el de una factura anulada. Si una factura está mal, se corrige con una factura rectificativa, no se borra.
Poner el IVA sobre el total con la retención ya restada.
Facturar sin IVA a un cliente de otro país sin comprobar que tiene NIF-IVA válido en el censo VIES.
Olvidar la mención de la exención cuando la factura va sin IVA.

Cómo lo hace ApunteX. La facturación de ApunteX numera cada serie sola, comprueba que la simplificada no pase del límite y que el NIF del cliente esté, calcula la retención y pone la mención que toca según el tipo de operación. Al emitir, la factura queda encadenada, con su QR, y se contabiliza en tus libros de IVA.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos son obligatorios en una factura?

Número y serie, fecha de expedición, nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del destinatario, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, y total. Si la operación está exenta o lleva inversión del sujeto pasivo, además la mención correspondiente.

¿Cuándo lleva retención una factura de autónomo?

Cuando la emite un profesional a una empresa o a otro autónomo. Es del 15 %, o del 7 % el año de inicio y los dos siguientes. Las facturas a particulares y las de actividades empresariales no llevan retención, salvo excepciones.

¿Hasta qué importe se puede hacer una factura simplificada?

Hasta 400 euros IVA incluido con carácter general, y hasta 3.000 euros en sectores como el comercio minorista, la hostelería o el transporte de personas.

¿Puedo hacer mis facturas en Word o Excel?

Hasta la entrada en vigor de VERI*FACTU, sí: hoy prevista para 2027, y anunciado su aplazamiento a octubre de 2028. A partir de entonces, cualquier programa con el que se facture tiene que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación, y un procesador de textos o una hoja de cálculo no lo cumplen.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Cuatro años como mínimo a efectos fiscales, y seis a efectos mercantiles según el Código de Comercio.

Cómo se hace en ApunteX

Los capítulos del manual de uso que lo enseñan paso a paso, con capturas:

Facturación: emitir facturas con Verifactu

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Elige según tu actividad o tu programa de origen

Esta guía tiene finalidad divulgativa y refleja la normativa vigente en la fecha de actualización indicada. No constituye asesoramiento fiscal: para tu caso concreto, consulta con un asesor o con la propia Agencia Tributaria.