8. Facturación: emitir facturas con Verifactu

1Todo el módulo cuelga de «Facturación». Cada factura aparece con su número, cliente, importes, estado (borrador, emitida, anulada), si está cobrada, si la AEAT la tiene y si se envió por correo. Los filtros de estado acotan la lista.

2La barra de botones es el índice del módulo: nueva factura, cobros de Stripe, clientes, calendario de cobros, remesas, recurrentes, series, diseño, correo, eventos, exportar, pendientes de remitir, consulta en la AEAT y contabilizar.

1Antes de la primera factura, revisa las series: una para las normales (F1, completa), otra para simplificadas y las rectificativas de cada una. Vienen creadas. Para añadir otra (una por local, por ejemplo), pon código, uso y descripción, marca si va por defecto y pulsa «Crear serie».

2«Quién expide estas facturas»: normalmente tú. Si las expide un tercero por tu cuenta (una gestoría, una plataforma), indícalo con su NIF y nombre, porque va en el registro Verifactu.

1Pulsa «Nueva factura».

2Elige el tipo: F1 completa (con destinatario), F2 simplificada (el ticket, sin NIF) o F3 sustitutiva (una completa que reemplaza tickets ya emitidos; eliges cuáles). Escribe la descripción de la operación y la forma de pago. La fecha de expedición no se elige: es la del día que emites; la de operación, solo si es otra.

3Pon el vencimiento: a tantos días de la expedición o una fecha exacta; es lo que usa el calendario de cobros. La retención de IRPF (si el cliente te la practica) se resta de lo que paga, no de la factura. «Expediente» solo para facturar a Administraciones por FACe.

4Escribe el NIF del destinatario. Si es un cliente que ya existe, nombre y domicilio se rellenan solos al salir de la casilla. Pon el país si es extranjero.

5Añade las líneas: elige un artículo (precio e IVA vienen de su ficha y, si controla stock, descuenta unidades) o escribe el concepto a mano. Cantidad, precio, descuento y tipo de IVA; el total sale solo. «Operación» decide el desglose que se remite (exenta, ISP, intracomunitaria…). «Nuevo artículo» lo crea sin salir.

6Pulsa «Crear borrador». La factura queda preparada sin número: puedes corregirla o borrarla.

7Desde el borrador, «Emitir factura» le asigna el número correlativo, genera el registro Verifactu con su huella encadenada y lo remite a la AEAT. A partir de ahí ya no se toca: se rectifica o se anula, que son documentos nuevos con su propio registro. «Duplicar» crea otro borrador igual; «Crear plantilla recurrente» lo convierte en factura periódica.

Con una factura ya emitida puedes: descargar el PDF (con el QR tributario y la huella), enviarla por correo, anotar el cobro (fecha, importe y medio), rectificarla (R1 a R5, por diferencias o por sustitución), anularla y contabilizarla en el diario.

1Marca facturas y pulsa «Enviar las marcadas» para mandar el PDF por correo a sus clientes. «Contabilizar» pasa al diario las emitidas que falten; «Ver en la AEAT» abre la consulta oficial de lo remitido; «Exportar» saca todas las facturas y registros a un fichero, para una comprobación.

2El calendario de cobros te dice cuándo vence cada factura y qué entra cada semana, mes a mes. Las vencidas sin cobrar van en rojo.

3Configura el correo desde el que salen las facturas: tu propia cuenta, para que el cliente te responda a ti. Escribe dirección y contraseña (en Gmail y Outlook, una contraseña de aplicación) y pulsa «Configurar»: busca el servidor y lo prueba.

4Si cobras por Stripe, pega una clave restringida (solo lectura) y elige el IVA. ApunteX trae cada cobro como borrador de factura y, si quieres, anota el asiento del cobro en el diario. La importación se lanza con «Facturar cobros de Stripe» en la lista.

1Una plantilla (cliente, líneas, periodicidad, día del mes, desde y hasta) deja hechos los borradores de cada periodo por adelantado; tú solo los emites el día que toca. «Parar» la detiene; «Generar los pendientes ahora» crea los que falten.

2Para cobrar por domiciliación, da de alta el mandato SEPA de cada cliente: su IBAN, la referencia y la fecha en que lo firmó. Van en cada recibo.

3Elige hasta qué vencimiento y pulsa «Filtrar»: salen los recibos pendientes de clientes con mandato y forma de pago domiciliada. Genera el fichero SEPA (pain.008, el formato que aceptan los bancos) y súbelo al banco; cuando lo abone, se dan por cobradas de una vez. Las remesas generadas quedan abajo.

1Sube el logo (se guarda con la empresa), decide si va también como marca de agua y dónde va el QR (arriba centrado, lo que prefiere la AEAT). El documento fiscal no cambia; solo el papel, también en las facturas ya emitidas.

2Si al emitir no hay conexión con el componente de facturación, la factura no se expide: sigue como borrador y la vuelves a emitir cuando vuelva. Aquí esperan solo los registros ya generados cuya respuesta se perdió; se reintentan solos, en orden y al menos una vez cada hora, y ves qué falta, por qué y desde cuándo.

3El registro de eventos que el reglamento obliga a llevar (arranques, incidencias, remisiones, exportaciones). Es la prueba de que el sistema funciona como debe; se exporta si te lo piden.